Trong nhiều giao dịch dân sự và thương mại, việc người đại diện ký thay cho chủ thể trực tiếp tham gia hợp đồng là hình thức phổ biến, đặc biệt khi bên giao kết là pháp nhân hoặc cá nhân không thể trực tiếp ký kết. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp ký thay đều hợp pháp và được công chứng chấp nhận. Việc công chứng hợp đồng khi có người đại diện ký thay đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về tư cách đại diện, phạm vi đại diện và thời điểm phát sinh quyền đại diện. Phân tích đúng các vấn đề này là điều kiện quan trọng để bảo đảm hiệu lực hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh.
1. Khái niệm người đại diện ký thay trong giao dịch dân sự
1.1. Người đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền
Theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”.
Pháp luật hiện hành ghi nhận hai hình thức đại diện chủ yếu:
Đại diện theo pháp luật (ví dụ: người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
Đại diện theo ủy quyền (thông qua hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền)
Trong cả hai trường hợp, việc ký thay chỉ hợp pháp khi quyền đại diện tồn tại hợp lệ tại thời điểm công chứng.
1.2. Ký thay không đồng nghĩa với ký hộ
Cần phân biệt giữa:
Ký thay với tư cách đại diện hợp pháp
Ký hộ, ký giúp không có quyền đại diện
Chỉ trường hợp thứ nhất mới được công chứng và làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho bên được đại diện.
2. Điều kiện để công chứng hợp đồng khi có người đại diện ký thay
2.1. Bảo đảm tư cách đại diện hợp pháp
Theo Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015: “Quyền đại diện được xác lập theo quy định của pháp luật, theo ủy quyền hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền”.
Do đó, khi công chứng hợp đồng, công chứng viên phải kiểm tra:
Căn cứ xác lập quyền đại diện
Thời hạn đại diện
Phạm vi đại diện
Nếu thiếu một trong các yếu tố này, việc ký thay không được coi là hợp pháp.
2.2. Phạm vi đại diện phải phù hợp với nội dung hợp đồng
Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015: “Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện”.
Nếu người đại diện ký hợp đồng vượt quá phạm vi được giao (ví dụ: được ủy quyền quản lý nhưng ký chuyển nhượng tài sản), hợp đồng có nguy cơ không làm phát sinh hiệu lực đối với bên được đại diện.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ cho đất thừa kế – thủ tục và lưu ý cần biết
3. Trách nhiệm của công chứng viên khi có người đại diện ký thay
3.1. Nghĩa vụ kiểm tra tư cách đại diện
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ đó”.
Đối với trường hợp ký thay, công chứng viên phải kiểm tra kỹ:
Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện
Nội dung và thời hạn ủy quyền
Sự phù hợp giữa phạm vi đại diện và hợp đồng được ký
3.2. Quyền từ chối công chứng
Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên được quyền từ chối công chứng nếu hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật hoặc không đủ điều kiện có hiệu lực”.
Khi phát hiện người ký thay không có hoặc không đủ quyền đại diện, công chứng viên bắt buộc phải từ chối công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý.
4. Rủi ro pháp lý khi công chứng hợp đồng có người đại diện ký thay không hợp lệ
4.1. Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, chủ thể tham gia giao dịch phải có năng lực và thẩm quyền phù hợp. Nếu người ký thay không có quyền đại diện hợp pháp, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu do không bảo đảm điều kiện về chủ thể.
4.2. Không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho bên được đại diện
Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015: “Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện”, trừ trường hợp được người đó công nhận.
Điều này tạo ra rủi ro lớn cho bên còn lại trong hợp đồng, đặc biệt trong các giao dịch nhà đất.
5. Vai trò của hồ sơ công chứng trong giải quyết tranh chấp
Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Tư cách và căn cứ đại diện của người ký thay
Thời điểm ký kết và công chứng
Việc công chứng viên đã giải thích, kiểm tra quyền đại diện
Đây là chứng cứ quan trọng để Tòa án xác định trách nhiệm pháp lý của người đại diện, bên được đại diện và tổ chức hành nghề công chứng khi xảy ra tranh chấp.
6. Ví dụ thực tiễn
Một giám đốc chi nhánh ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nhân danh công ty mẹ nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ. Hợp đồng vẫn được công chứng. Khi tranh chấp phát sinh, Tòa án xác định người ký không có quyền đại diện, hợp đồng không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với công ty mẹ và bị tuyên vô hiệu.
Công chứng hợp đồng khi có người đại diện ký thay chỉ hợp pháp khi quyền đại diện tồn tại hợp lệ, đúng phạm vi và đúng thời điểm công chứng. Việc kiểm tra chặt chẽ tư cách đại diện không chỉ là nghĩa vụ của công chứng viên mà còn là biện pháp bảo vệ quyền lợi cho các bên giao dịch. Nhận diện đúng rủi ro trong trường hợp ký thay là yếu tố then chốt để bảo đảm an toàn pháp lý và giá trị của văn bản công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
