Một bên ký sau thời điểm công chứng có hợp lệ không?
Trong thực tiễn công chứng hợp đồng, không ít trường hợp các bên không ký đồng thời, mà có người ký sau so với các chủ thể còn lại. Tình huống này thường phát sinh do vắng mặt tạm thời, ký tại nhiều địa điểm hoặc ký ngoài trụ sở. Việc xác định thời điểm công chứng trong trường hợp có người ký sau có ý nghĩa quyết định đối với hiệu lực hợp đồng, trách nhiệm của công chứng viên và khả năng phát sinh tranh chấp. Bài viết phân tích khung pháp lý điều chỉnh vấn đề này và những rủi ro cần đặc biệt lưu ý.
>>> Xem thêm: Những “cái bẫy” thường gặp khi công chứng giấy tờ tại văn phòng công chứng
1. Thời điểm công chứng và giá trị pháp lý của chữ ký
1.1. Thời điểm công chứng theo quy định pháp luật
Theo Luật Công chứng 2014: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Như vậy, thời điểm công chứng không đồng nhất với thời điểm từng bên đặt bút ký, mà là thời điểm công chứng viên xác nhận giao dịch đã được các bên ký kết hợp lệ, đầy đủ điều kiện.
1.2. Chữ ký là điều kiện hình thành sự thống nhất ý chí
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015: “Giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện”.
Việc ký hợp đồng thể hiện ý chí giao kết. Nếu còn bên chưa ký, thì ý chí thống nhất của các bên chưa được hoàn tất, và giao dịch chưa thể được coi là xác lập đầy đủ.
2. Trường hợp có người ký sau trong công chứng hợp đồng
2.1. Ký sau nhưng trước thời điểm công chứng
Đây là trường hợp phổ biến và có thể chấp nhận về mặt pháp lý, khi:
Một hoặc một số bên ký trước
Bên còn lại ký sau
Công chứng viên chỉ ký, đóng dấu sau khi tất cả các bên đã ký đầy đủ
Trong trường hợp này, thời điểm công chứng vẫn là thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu, không phụ thuộc vào thứ tự ký của các bên.
2.2. Ký sau thời điểm công chứng – rủi ro pháp lý nghiêm trọng
Nếu công chứng viên đã ký, đóng dấu xác nhận mà sau đó mới có bên ký bổ sung, thì:
Hợp đồng không phản ánh đúng ý chí tại thời điểm công chứng
Trình tự, thủ tục công chứng bị vi phạm nghiêm trọng
Văn bản có nguy cơ bị tuyên không có giá trị pháp lý
>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi thuêdịch vụ làm sổ đỏ trọn gói
3. Trách nhiệm của công chứng viên khi có người ký sau
3.1. Nghĩa vụ bảo đảm chữ ký đầy đủ trước khi công chứng
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hợp đồng, giao dịch”.
Bảo đảm tất cả các bên đã ký hoặc điểm chỉ trước khi công chứng viên ký xác nhận
3.2. Không được xác nhận công chứng khi ý chí chưa hoàn chỉnh
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên phải bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch”.
Việc ký xác nhận khi còn bên chưa ký đồng nghĩa với việc xác nhận một giao dịch chưa hoàn chỉnh, vi phạm nguyên tắc hành nghề công chứng.
4. Hệ quả pháp lý khi xác định sai thời điểm công chứng
4.1. Nguy cơ hợp đồng bị tuyên vô hiệu
Theo Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015: “Giao dịch dân sự vô hiệu khi không có một trong các điều kiện quy định tại Điều 117 của Bộ luật này”.
Nếu tại thời điểm công chứng, chưa có đủ chữ ký của các bên, thì điều kiện về ý chí tự nguyện, thống nhất chưa được bảo đảm, làm phát sinh nguy cơ vô hiệu.
4.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Theo Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015: “Bên có lỗi gây thiệt hại phải bồi thường”.
Trong trường hợp:
Công chứng viên ký xác nhận trước khi các bên ký đầy đủ
Việc ký sau gây thiệt hại cho bên thứ ba
thì trách nhiệm bồi thường có thể đặt ra đối với tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan.
5. Vai trò của hồ sơ công chứng trong xác định thời điểm ký
Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Thời gian ký của từng bên
Việc ký trước hay sau thời điểm công chứng
Biên bản làm việc, ghi chú nghiệp vụ của công chứng viên
Đây là căn cứ quan trọng để Tòa án đánh giá tính hợp pháp của trình tự ký kết và xác định trách nhiệm pháp lý khi tranh chấp phát sinh.
6. Ví dụ thực tiễn
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có ba bên tham gia. Hai bên ký vào ngày 10/3, công chứng viên ký và đóng dấu cùng ngày. Ngày 12/3, bên còn lại mới ký bổ sung vào hợp đồng. Khi xảy ra tranh chấp, Tòa án xác định tại thời điểm công chứng, hợp đồng chưa có đủ chữ ký, nên văn bản công chứng không phản ánh đúng giao dịch thực tế và bị tuyên không có giá trị pháp lý.
Kết luận
Thời điểm công chứng trong trường hợp có người ký sau là vấn đề đặc biệt nhạy cảm về mặt pháp lý. Chỉ khi tất cả các bên đã ký hoặc điểm chỉ đầy đủ thì công chứng viên mới được xác nhận công chứng. Việc xác định đúng thời điểm công chứng không chỉ quyết định hiệu lực hợp đồng mà còn là căn cứ để bảo vệ quyền lợi các bên và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
