Ký cùng ngày, khác thời điểm: Công chứng có rủi ro?
Trong thực tiễn hành nghề, công chứng ngoài trụ sở ngày càng phổ biến nhằm đáp ứng nhu cầu của người cao tuổi, người bệnh, tổ chức doanh nghiệp hoặc các giao dịch đặc thù. Tuy nhiên, việc xác định chính xác thời điểm công chứng khi văn bản được ký ngoài trụ sở lại đặt ra nhiều vấn đề pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực giao dịch, trách nhiệm của công chứng viên và giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ.
1. Công chứng ngoài trụ sở và yêu cầu về thời điểm công chứng
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2024, “việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp công chứng ngoài trụ sở theo quy định của pháp luật”. Đồng thời, Điều 45 Luật Công chứng 2024 cho phép công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở khi người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở vì lý do chính đáng.
Dù thực hiện tại đâu, thời điểm công chứng vẫn là thời điểm công chứng viên ký, đóng dấu vào văn bản công chứng, không phụ thuộc vào việc địa điểm ký là trong hay ngoài trụ sở.
2. Khái niệm thời điểm công chứng trong trường hợp ký ngoài trụ sở
Về mặt pháp lý, thời điểm công chứng được hiểu là thời điểm hoàn tất thủ tục công chứng theo đúng trình tự luật định, bao gồm:
Các bên đã ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên;
Công chứng viên xác nhận ý chí tự nguyện, năng lực hành vi;
Công chứng viên ký tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Theo khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2024, “văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu”. Như vậy, dù văn bản được ký ngoài trụ sở, thời điểm công chứng không phải là thời điểm các bên ký trước đó hoặc ký riêng lẻ, mà là thời điểm công chứng viên hoàn tất việc chứng nhận.
3. Phân biệt thời điểm ký văn bản và thời điểm công chứng ngoài trụ sở
Trong thực tiễn, có trường hợp các bên ký vào hợp đồng tại địa điểm ngoài trụ sở, sau đó công chứng viên mới thực hiện việc ký, đóng dấu tại trụ sở. Cần phân biệt rõ:
Thời điểm ký của các bên: chỉ thể hiện sự thống nhất ý chí sơ bộ;
Thời điểm công chứng: thời điểm xác lập hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng.
Nếu công chứng viên không trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ tại địa điểm ngoài trụ sở, thì không được ghi nhận thời điểm công chứng trùng với thời điểm các bên đã ký trước đó. Việc ghi nhận sai thời điểm có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định thời điểm công chứng
Hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò then chốt trong việc chứng minh trình tự, thời điểm và địa điểm thực hiện công chứng ngoài trụ sở, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp hoặc bị thanh tra, kiểm tra.
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2024, hồ sơ công chứng phải thể hiện đầy đủ:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở;
Bản ghi chép của công chứng viên về thời gian, địa điểm thực hiện công chứng;
Văn bản công chứng có ghi rõ ngày, tháng, năm công chứng.
Trong trường hợp có khiếu kiện về hiệu lực giao dịch, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm công chứng có đúng pháp luật hay không.
5. Rủi ro pháp lý khi xác định sai thời điểm công chứng ngoài trụ sở
Việc xác định hoặc ghi nhận sai thời điểm công chứng có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng:
Văn bản công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu do vi phạm trình tự công chứng;
Công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc phải bồi thường thiệt hại;
Giao dịch có thể bị xem là xác lập trong thời điểm giấy tờ đã hết hiệu lực hoặc quyền định đoạt không còn.
Ví dụ thực tiễn: Một hợp đồng ủy quyền được ký tại nhà riêng của bên ủy quyền vào ngày 10/3, nhưng giấy ủy quyền cũ hết hạn vào ngày 11/3. Công chứng viên ký, đóng dấu ngày 12/3. Trong trường hợp này, thời điểm công chứng là ngày 12/3, khi quyền đại diện đã chấm dứt, dẫn đến hợp đồng có nguy cơ vô hiệu.
>>> Xem thêm: Khi nào nên cập nhậtDi chúc tại nhà sau những biến động lớn trong gia đình
6. Nguyên tắc ghi nhận thời điểm công chứng khi ký ngoài trụ sở
Để hạn chế rủi ro, việc xác định thời điểm công chứng trong trường hợp ký ngoài trụ sở cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ;
Thời điểm công chứng phải thống nhất giữa văn bản công chứng và sổ công chứng;
Không ghi nhận thời điểm công chứng lùi về thời điểm các bên ký trước đó;
Hồ sơ lưu trữ phải thể hiện rõ địa điểm và thời gian thực hiện công chứng ngoài trụ sở.
7. Ý nghĩa của việc xác định đúng thời điểm công chứng ngoài trụ sở
Việc xác định đúng thời điểm công chứng không chỉ bảo đảm hiệu lực của văn bản công chứng mà còn:
Là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ phát sinh của các bên;
Là cơ sở xác định lỗi khi có tranh chấp;
Bảo vệ công chứng viên trước các khiếu nại, tố cáo;
Tăng tính minh bạch và an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự.
8. Kết luận
Trong bối cảnh công chứng ngoài trụ sở ngày càng phổ biến, xác định chính xác thời điểm công chứng khi văn bản được ký ngoài trụ sở là yêu cầu bắt buộc, mang ý nghĩa quyết định đối với hiệu lực giao dịch và trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan. Việc tuân thủ chặt chẽ quy định của Luật Công chứng 2024 và lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng chính là giải pháp căn cơ để phòng ngừa rủi ro pháp lý trong thực tiễn hành nghề.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
